How to pay for Unified business permit: CLICK HERE

CHANGES OF USE & EXTENSION OF USE 

The following are the key steps in processing approvals for Changes of Use development application on receipt by office of the Chief Officer, Urban Planning.

1. The application is screened to ascertain that it meets the prescribed format including; 

  1. PPA 1 forms obtained in triplicate at a fee of Kshs.1000/=
  2. Copies of ownership documents
  3. Accompanying Planning brief signed by applicant registered planner 
  4. Detailed location plan
  5. Authenticated Survey/ deed plan
  6. Current NCCG rates fully paid.

Applications complying with submission criteria are invoiced for payment, those not compliant are declined.

2.  Payment of submission fees as per gazette Nairobi City County Government fees which is checked vide LAIFOM computerized system if duly paid, if not it is rejected and applicant advised.

3.  Applications recorded in register book and assigned to technical officers for evaluation based on:-

  1. Site visit and appraisal in certain instance.
  2. Zoning or re-zoning regulations, 
  3. Planning policy applicable for an area of designated use,
  4. Material and/ or planning consideration 
  5. Any relevant planning requirement/ issue, capacity of existing infrastructure.
  6. The application being acceptable in the neighborhood.

4. Where necessary, proposal are circulated to other departments/ section of the City County for technical advice/ comments and/ or recommendations based on technical expertise-done in four (4) days, if not a proposal is retrieved on 5th day to communicate outstanding matters to applicants or subject to consultative/ threshold technical meeting,

5.  On Agenda and recommended to the Planning Technical Committee approval. Applications are approved, rejected and/ or disapproved with reasons especially in the later cases.

6.  Decision of the committee is communicated to the applicant.

7. The proposal approved by Technical Committee are prepared as Agenda & taken to the NCCG cabinet meeting for ratification.

8. For unapproved applications, communications is made to the applicant/ developers to inform them on the position and allowed to seek more information / clarification 

in case where application (s) are commented upon.

9. Approval letter, PPA2 for Change of Use/ Extension of use is issued with requisite approval conditions as provided for by statute/ policy framework. 

2. SUB-DIVISION & AMALGAMATION APPROVAL STEPS

Key steps in processing approvals for sub-division & amalgamation of development applications.

The application is screened to ascertain that it meets the prescribed  format  including;

  1. PPA 1 forms obtained in triplicate at a fee of Kshs.1000/=
  2. Copies of ownership document
  3. Accompanying Planning brief signed by applicant registered planner 
  4. Detailed location Plan.
  5. Plots being amalgamated/ sub-divided must belong to the same owner (s)
  6. Authenticated Survey/ deed plan or beacon certificate
  7. Sub-division/ amalgamated scheme plans. 

Applications complying with submission criteria are issued with invoices for payment; otherwise those that don’t are declined

Fees charged for amalgamation/ subdivision as per the gazette fees.

2. Verification of submission fee payment using LAIFOM system if ok it is processed further but if not it is rejected &/ or applicant advised accordingly.

3. Record application in register book and assign to technical officers for evaluation based on;

  1. Site visit and/ or appraisal in certain instances
  2. Zoning or re-zoning regulations.
  3. Planning policy applicable for an area or designed use,
  4. Material and/ or planning consideration 
  5. Any relevant planning requirement/ issue, capacity of existing infrastructure,
  6. Not being public utility or disputed plot (s)

4.  Where necessary , proposal are circulated to other department/ sections of the City County to solicit relevant technical advice/ comments and/ or recommendations based on technical expertise-done in four (4) days, if not a proposal is retrieved on 5th day to communicate outstanding matter to applicants or subject it to consultative/ threshold technical meeting.

5.  Proposals meeting policy requirement are placed on Agenda & recommended to the Planning Technical Committee approval. Applications are approved, rejected and/ or disapproved with reasons especially in the later case.

6.  The proposal approved by Technical Committee are prepared as Agenda & taken to County Cabinet for ratification.

7.  For unapproved applications, communication is made to the applicants/ developers to inform them on the position and seek more information/ clarification in cases where application (s) are commented upon.

8.  Approval certificate (PPA2) is issued for amalgamation/ subdivision with requisite approval conditions with requisite approval conditions as provided for by status/ policy framework.

FINAL APPROVAL APPLICATION

9.  The applicant delivers the approval to National Lands Commission for the endorsement of the approval. 

10.  Copies of the approved amalgamation/ sub-division are also circulated the following Offices/ Departments for any relevant comments and/ or record;

  1. Director of Physical Planning
  2. Director of Surveys
  3. Land Register.

11.  Upon satisfactory condition checking by the Commissioner of Lands, the amalgamation is returned to Urban Planning to check compliance to conditions of approval.

12. The sub-division / amalgamation are circulated tom other departments/ sections of the County to check compliance to approval conditions.

13.  Upon satisfactory fulfillment of all conditions of approval the subdivision / amalgamation recommended for final approval to the Commissioner of Lands.  

14.  The Commissioner of Lands grants final approval to the developer.

15.  Upon receipt of final approval from Commissioner of Lands the developer applies for amalgamation/ sub-division certificate from the City County.

16.  Subdivision / amalgamation certificate is prepared and issued to the applicant.

17. The Developer who wishes to apply for a partial release of some sub-plots must do it through the Director.

18.  The Director recommends to Commissioner of Lands for the requested partial release, normally, a third of total sub-division is issued on the first instance.

Upon communication from Commissioner of Lands having released the recommended sub-plots a final sub-division certificate is prepared and issued to the developer upon payment of a of gazette fees .

3. BUILDING PLANS APPROVAL PROCESS

  1. Engagement of Consultants by developer.

1.1 Architect for the Architectural Plans.

1.2 Structural Engineer for structural drawings and Geo technical surveys.

1.3 Urban Planner for Planning repair

1.4 Environmentalists for environmental analysis

  1. Submission of the applications to Nairobi County Planning Regularization Team as listed items:-

a) Planning brief report.

b) Architectural Plans

c) Structural drawings and testing reports

d) As built, photos, elevations and interior views (articles)

e) The following copies of documents to be attached:-

  1. Ownership documents – titles, shares, allotments, lease etc.
  2. County receipts – rates
  3. A survey plan must be attached

f) Detailed site/location plan will be required in newly/ sparsely developed zones.

g) Building and other undertaking of any type of construction work; developers are cautioned against the danger of interfering with all types of underground or overhead cables and services without consulting the relevant authorities in the first instance.

  1. Site Visit – Regularization multi-disciplinary team.

Team of County Technical officials together with the developers Consultants;

3.1 Architects, Structural Engineering and Planners carry out a visual inspection to assess construction heights, natural lights, ventilations and structural stability.

3.2 Compatibility of the use of the building not in conflict with the neighborhood character.

  1. Acceptance of Developments Applications and Evaluations

4.1 Building Plans – Architectural and Structural Plans are submitted with accompanying reports from the Consultants as per the prescribed application forms.

4.2 Planning brief

4.3 Invoicing submission fees based on Gazetted fees for the built-up area plus penalty fees.

4.4 Payment of fees as per the Invoices

  1. Building Plans Evaluation

5.1 Architectural Plans evaluated to re-confirm the site status and photos attached.

5.2 Structural evaluated drawings and Geo technical reports.

5.3 Change of user/sub-division and amalgamation to be applied to Assistant Director (PIS) for comments/approval.

5.4 Plans to be listed in the Agenda and tabled in the Technical Committee meeting for approval.

  1. Items discussed and approved to be forwarded to the Executive meeting for ratification.
  2. Approved plans to be released to developer(s) and copies scanned stored. (Nairobi City County rates to be fully paid before release of plans).
  3. Occupation Certificate to be issued on the approved building as per the letter of approval.